Personuppgiftsbiträdesavtal för Gruppschema (mall)

Det här är en mall för när en skola eller annan organisation (personuppgiftsansvarig) använder Gruppschema och Björn Andersson (enskild firma) är personuppgiftsbiträde. Avtalet gäller först när partsuppgifterna är ifyllda och båda parter har undertecknat det.

1. Parter

Personuppgiftsansvarig (PUA): [Organisationens namn, organisationsnummer och adress]

Personuppgiftsbiträde (PUB): Björn Andersson (enskild firma), [email protected]

2. Ändamål, art och varaktighet

PUB behandlar personuppgifter för PUA:s räkning för att tillhandahålla Gruppschema: planering av elevscheman, bemanning, närvaro, studieplanering och läsårsskiften. Behandlingen pågår så länge PUA använder tjänsten.

3. Kategorier av registrerade och uppgifter

• Elever: för- och efternamn (krypterade), födelsedatum för att se om eleven är myndig, klass, mentor, schema, ämnesval, studieplan (tidigare resultat och planeringsstatus), närvaro med eventuell anteckning, inställningar för delad elevlänk samt krypterad veckohistorik över scheman.
• Personal och användare: namn, initialer, e-postadress, roll, bemanning och ändringsloggar.

Känsliga personuppgifter enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen ska inte behandlas i tjänsten.

4. Instruktioner

PUB behandlar personuppgifterna endast enligt PUA:s dokumenterade instruktioner, som består av detta avtal och PUA:s användning av tjänstens funktioner. PUA ansvarar för att det finns en rättslig grund och för att informera de registrerade.

5. Sekretess

PUB säkerställer att de som behandlar personuppgifterna har åtagit sig sekretess.

6. Säkerhet

PUB vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat krypterad kommunikation, inloggning via OpenID Connect, åtskillnad mellan organisationer, rollbaserad behörighet, kryptering av elevnamn, krypterade läsårsarkiv och säkerhetskopior.

7. Underbiträden

PUA godkänner Hostup AB (org.nr 559290-1325, Sverige) som underbiträde för webbhotell, lagring och säkerhetskopior.

PUA godkänner också de underbiträden som HostUp anlitar enligt HostUps personuppgiftsbiträdesavtal, version 2.0 av den 26 september 2026 (hostup.se/legal/dpa-sv.pdf):

• Obenet, Hetzner Online och Oracle Svenska (Sverige och EU): datacenter och servrar.
• Cloudflare, Inc. (USA, globalt nätverk): nätverk och skydd för trafiken till tjänsten.
• HostUps support: konsulter i Sverige, en supportpartner utanför EU/EES samt Together AI, Pinecone, Anthropic och Google (USA). De kommer bara åt uppgifter i samband med ett supportärende som PUB öppnar.

PUB informerar PUA i god tid innan ett nytt underbiträde anlitas eller ett befintligt byts ut, så att PUA kan invända. PUB ser till att underbiträden har motsvarande skyldigheter.

8. Överföring till tredje land

Tjänsten och databasen lagras inom EU och säkerhetskopiorna i Sverige. Trafiken till tjänsten passerar Cloudflares globala nätverk; överföringen till Cloudflare, Inc. i USA stöds av EU–US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler. HostUps supportpartner utanför EU/EES och AI-tjänsterna i supporten kan behandla uppgifter i samband med ett supportärende, med standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework som grund. Andra överföringar till tredje land sker inte.

9. Personuppgiftsincidenter

PUB underrättar PUA utan onödigt dröjsmål om en personuppgiftsincident och lämnar den information PUA behöver för att utreda, åtgärda och vid behov anmäla den.

10. Bistånd

PUB hjälper PUA i rimlig omfattning att besvara begäranden från registrerade och med konsekvensbedömningar som rör tjänsten.

11. Granskning

PUA får efter skälig förvarning granska att PUB följer avtalet, eller låta en oberoende granskare göra det, med hänsyn till sekretess och säkerhet.

12. Radering och återlämnande

När avtalet upphör kan PUA ladda ner sina uppgifter. Därefter raderar PUB dem. Säkerhetskopior som tas vid uppdateringar av tjänsten gallras löpande; de tio senaste sparas. Webbhotellets dagliga säkerhetskopior skrivs över löpande.

13. Ansvar och tillämplig lag

Parternas ansvar följer tvingande lag. Svensk lag gäller och tvister prövas av svensk allmän domstol.

14. Underskrifter

PUA: [ort, datum, namn och underskrift]

PUB: [ort, datum, namn och underskrift]

Senast uppdaterad: 2026-10-11 · Version: 1.3